개인정보처리방침
최종 수정일: 2025년 12월 01일
(주)플렉스오더(이하 "회사")는 RoboTalk Hotel 서비스 제공과 관련하여 고객님의 개인정보를 보호하기 위해 「개인정보보호법」, 「정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률」 등 관련 법령을 준수합니다. 본 개인정보처리방침은 서비스 이용과 관련하여 회사가 처리하는 개인정보의 항목, 이용 목적, 보관 기간, 처리 방식 및 고객의 권리에 대해 설명합니다.
1. 개인정보 수집 항목
회사는 서비스 제공을 위해 다음의 정보를 수집·처리할 수 있습니다.
① 호텔 관리자(회원) 정보
- 회사명, 담당자 이름, 직책
- 이메일, 휴대전화번호
- 호텔 주소 및 계약 관련 정보
- 서비스 이용 기록, 결제 기록
- 접속 IP, 기기 정보, 로그 데이터
② 호텔 투숙객 음성 데이터(비회원 이용자)
RoboTalk 디바이스는 대화 버튼을 눌러 LED가 켜진 상태에서만 음성을 수집합니다.
- 대화 버튼 활성화(LED ON) 시 수집되는 음성 명령
- 음성 → 텍스트 변환 데이터
- 디바이스 동작 로그(버튼 이벤트, 마이크 활성 시간, 오류 기록 등)
- ※ 상시 청취 기능은 제공되지 않습니다.
③ 자동 생성 정보
- IP 주소, 브라우저·OS 정보, 디바이스 정보
- 서비스 이용 기록, 오류 기록
- OTA 업데이트 로그
④ 수집 방법
- 홈페이지 상담 신청
- 계약 과정(전화, 이메일, 서면)
- RoboTalk 디바이스 사용 중 자동 수집
- 로그 수집 도구 및 분석 시스템
2. 개인정보 이용 목적
회사는 수집된 정보를 다음의 목적을 위해 활용합니다.
① 서비스 제공 및 운영
- 음성 기반 AI 컨시어지 기능 제공
- 디바이스 설치·관리, 소프트웨어 업데이트
- 호텔 PMS 연동 및 운영 지원
- 고객 요청·문의 대응
② 회원 관리
- 본인 인증, 계약 이행
- 부정 이용 및 비인가 사용 방지
- 서비스 변경·장애 안내
③ AI 인식률 향상
- 비식별화된 음성·텍스트 데이터 기반 AI 모델 개선
- 오류 분석 및 품질 고도화
④ 마케팅 및 서비스 고도화
- 신규 기능 안내, 정책 변경 안내
- 서비스 이용 통계 및 운영 리포트 제공
3. 개인정보 보유 및 이용 기간
① 호텔 관리자 정보
- 계약 및 법령에 따라 최대 5년 보관 (계약·결제·분쟁 대응 기록 등)
② 호텔 투숙객 음성 데이터
- 대화 버튼 활성화(LED ON) 시점 → 대화 종료(LED OFF)까지 실시간 처리
- 투숙 기간 동안 보관
- 체크아웃 후 자동 삭제
③ 예외적 연장 보관
투숙객 클레임, 분쟁 가능성, 서비스 오류 분석 등의 정당한 사유가 있는 경우, 호텔 관리자의 요청에 따라 관련 법령 범위 내에서 보관 기간을 연장할 수 있습니다.
4. 개인정보 파기 절차 및 방법
① 파기 절차
- 보유 기간 종료 또는 처리 목적 달성 시 즉시 파기
- 법령상 보관 의무가 있을 경우 별도 DB로 분리 보관
② 파기 방법
- 전자 파일: 복구 불가능한 기술을 사용하여 영구 삭제
- 문서 형태: 분쇄 또는 소각
5. 개인정보 처리 위탁
회사는 원활한 서비스 제공을 위해 아래와 같은 위탁 업무를 수행할 수 있습니다.
| 위탁 업무 | 수탁사 | 처리 항목 |
|---|
| 클라우드 서버 운영 | AWS, Azure, NCP 등 | 서비스 데이터, 로그 |
| AI 음성·텍스트 처리 | OpenAI, Google 등 | 음성 텍스트 변환 데이터 |
| 알림·메시지 발송 | 카카오 알림톡 대행사 | 전화번호 등 |
| 결제 처리 | PG사(NICE, 이니시스 등) | 결제 정보 |
6. 개인정보의 국외 이전
서비스 제공 과정에서 해외 서버가 사용될 수 있습니다.
- 이전 국가: 미국 등
- 이전 대상: OpenAI, Microsoft, AWS 등
- 이전 항목: 음성 텍스트 데이터, 로그
- 이전 목적: 음성 인식·AI 응답 제공
- 보유 기간: 실시간 처리 후 즉시 삭제 또는 국내 서버로 반환 후 파기
- 보호 조치: 암호화 전송, 최소 정보 전송
7. 이용자 및 법정대리인의 권리
호텔 관리자 및 고객은 다음을 요청할 수 있습니다.
- 개인정보 열람, 정정, 삭제
- 처리 정지 요구
- 선택 동의 철회
- 문의 및 민원 처리
투숙객(비회원)은 호텔 프런트 또는 회사 고객센터를 통해 요청할 수 있습니다.
8. 개인정보 자동 수집(쿠키 등)
회사는 사용자 환경 개선을 위해 쿠키 및 로그 분석 도구를 사용할 수 있습니다. 이용자는 브라우저 설정을 통해 쿠키 저장을 거부할 수 있습니다.
9. 개인정보 보호를 위한 기술적·관리적 조치
- 데이터 암호화
- 접근권한 최소화
- 방화벽 및 침입 탐지 시스템
- 로그 위·변조 방지
- 물리적 접근 통제
- 정기적인 보안 점검
10. 개인정보 보호책임자
문의하시면 신속하게 답변드리겠습니다.
11. 언어 버전 간 불일치 시 기준 언어
본 방침은 한국어와 영어로 제공됩니다. 두 버전 간 해석에 차이가 있을 경우 영문 버전이 우선합니다.
In the event of any inconsistency or discrepancy between the Korean and English versions of this Privacy Policy, the English version shall prevail.
12. 고지 의무
- 법령 또는 서비스 변경 시 본 개인정보처리방침은 업데이트될 수 있습니다.
- 변경 시 최소 7일 전, 중요한 변경은 30일 전에 공지합니다.